La gestion de document peut devenir un véritable défi pour les entreprises. C’est pourquoi la gestion électronique de documents (GED) est devenue une pratique plus que courante qui permet le stockage, la gestion et le partage de documents sous format électronique. Néanmoins, si vous souhaitez profiter au maximum de tous les avantages que vous offre la GED, il est essentiel d’optimiser son utilisation. Avant de consulter la catégorie informatique et électronique sur BravoPromo à la recherche de solutions GED comme Zeendoc ou EasyDrop, appliquez les quelques conseils qui vont suivre pour être certain de profiter de tout le potentiel de ces outils. Voici donc quelques astuces et conseils pour optimiser votre gestion électronique de documents.
1- Commencez par définir une stratégie
Avant de vous lancer dans la recherche d’une solution GED, définissez exactement vos besoins et établissez une stratégie. C’est la première pour une exploitation réussie d’un outil de GED. Commencez donc par définir vos objectifs : vous souhaitez économiser sur le coût de stockage des documents, rendre la recherche de documents plus facile aux utilisateurs, améliorer les dynamiques de collaboration ? Demandez-vous quels types de documents, vous voulez gérer, qui seront les principaux utilisateurs de la GED et quels processus vous voudriez mettre en place pour gérer vos documents.
2- Choisissez la solution GED qui convient à vos besoins
Il existe de nombreuses solutions GED pour les professionnels. Il est donc essentiel de choisir un outil qui soit adapté à vos besoins de manière à optimiser son utilisation. Un outil comme EasyDrop est plutôt simple d’utilisation et vise une meilleure collaboration. En effet, les espaces de travail en ligne permettent de partager plus rapidement les documents aux clients ainsi qu’aux différents collaborateurs. Autre outil disponible sur le marché, Zeendoc. Cette interface est personnalisable selon le métier que vous exercez et vous permet de dématérialiser toutes sortes de documents, ce qui facilite leur partage et leur stockage. Le plus de cet outil est la sécurisation des données qui sont cryptées.
3- Définissez une politique de gestion des documents cohérente
Encore une fois, si vous souhaitez optimiser l’utilisation de votre outil GED, il est nécessaire d’établir une politique de gestion des documents. Il faut donc créer une réglementation interne pour définir où telle ou telle information doit être stockée par exemple. Il vaut mieux donc établir un ensemble de règles concernant la création, l’organisation, la classification ou encore la suppression des documents. Une fois ces règles de nommage, de champs, d’indexation et de structures des dossiers définies, il ne vous restera plus qu’à établir les autorisations d’accès ainsi que les règles de sécurité.
Créez autant que possible une structure claire et cohérente pour ce qui est de l’organisation et du nommage des fichiers. Ainsi, vous facilitez l’accès et la recherche des documents aux utilisateurs, ce qui peut se révéler être un gain de temps précieux.
4- Utilisez les métadonnées
L’utilisation des métadonnées, comme la date de création, le type ou l’auteur du fichier, peut se révéler très utile pour ce qui est d’optimiser votre GED. Elles permettent de simplifier la lecture des données de manière à chercher, classer ou archiver un document. Les documents sont classés en fonction de leur nature ou de leur contenu. Sans les métadonnées, les informations d’un document seraient difficilement exploitables pour le logiciel. Elles apportent donc les informations essentielles à la mise en place des fonctions avancées et des règles de gestion de votre outil.
5- Former les utilisateurs
Pour rendre votre GED plus efficace, il peut s’avérer utile de former les utilisateurs aux règles et aux processus de gestion des documents. Aidez-les également à se familiariser avec la solution GED que vous aurez choisie.
Voici donc quelques idées qui pourront vous aider à optimiser votre gestion électronique de documents !
